mardi 2 octobre 2012

Apple Mail versus Microsoft Entourage 2008

Ce billet, spécialement long, partage des expériences avec Microsoft Entourage sous Mac OS, en particulier un défaut de la gestion des “identités”, suivi du détail des opérations de transfert réalisées pour basculer sous Apple Mail.

Utilisateur de Microsoft Entourage sous Mac OS depuis presque dix ans, j'ai été déçu par la version 2008 pour une raison toute simple : à l'ouverture d'Entourage (ou d'autres applications de la suite Office), je dois subir une “mise à niveau de l'identité”, dont la durée peut s'avérer extrêmement longue. Ce traitement se produit après chaque redémarrage de l'ordinateur.

Un traitement qui met notre patience à rude épreuve !

Des recherches sur le Web montrent que d'autres ont été confrontés au problème, sans que de véritables parades soient possibles. La cause pourrait être l'ancienneté de la base de données liée à Entourage, ainsi que son volume – la mienne pesant plus de 5 Go. L'une des explications à ce volume est la conservation des pièces jointes des courriels reçus ou envoyés. Il est possible, en faisant une recherche sur les messages comportant des pièces jointes, de supprimer ces dernières pour alléger la base de données. Cependant, il faut la reconstruire pour que le gain en espace-disque se concrétise, la structure de cette base de données ne lui permettant pas de se compacter spontanément. Elle forme un tout indivisible, contrairement à celle d'Apple Mail, qui dispose d'un fichier pour chacun des messages récupérés par le logiciel.

À plusieurs reprises, j'ai décidé de reconstruire cette base, espérant que cela supprimerait le traitement de mise à niveau. Pour cela, plusieurs méthodes sont possibles, l'une d'entre elles consistant à maintenir la touche Option (Alt) pendant le démarrage d'Entourage, ce qui affiche le dialogue ci-dessous :

Dialogue de l'utilitaire de base de données Office.
Le traitement le plus complet consiste à Reconstruire la base de données (option 3).

Malheureusement, cette reconstruction n'apporta aucun remède. Les mises à niveaux “sauvages” se poursuivaient. Il pouvait même arriver que la mise à niveau se bloque. Dans ce cas, il est possible de s'en tirer en recourant au Moniteur d'activité. Notez cependant qu'il est toujours risqué d'interrompre un traitement de cet acabit, car on ne peut pas en prévoir les conséquences avec certitude.

Interruption de la mise à niveau via le Moniteur d'activité (cliquez pour zoomer)

Si le traitement ne figure pas dans la liste proposée par la commande “Forcer à quitter” du menu Pomme, on peut l'identifier en ouvrant le moniteur d'activité (dossier Utilitaires des Applications). Si l'on a lancé Entourage avant la mise à niveau, l'interruption de cette dernière déclenche le processus de reconstruction de la base de données. C'est une façon de s'en sortir pour accéder à ses messages. Elle peut prendre du temps. Ne pas s'impatienter, et laisser les quelque cinq étapes de reconstruction s'enchaîner.

Ladite base de données figure dans le dossier Données utilisateur Microsoft, lui-même installé dans le dossier Documents standard. Les fichiers sont dans un autre sous-dossier : Identités Office 2008. Lors de la reconstruction, les anciennes identités sont sauvegardées.

Tout cela fait perdre beaucoup de temps !

Une mise à jour de Microsoft Office 2008 vers la version 12.3.4 n'a pas modifié le comportement défectueux décrit ci-dessus. Je n'ai pas trouvé de notes sur ce problème dans les descriptifs des mises à jour précédentes. Dommage !

Quelles remèdes trouver ? Il y en a deux principaux.
1. Recréer la base Entourage en créant une nouvelle identité de zéro, après exportation des données depuis l'ancienne, puis réimportation dans la nouvelle.
2. Basculer vers l'application Apple Mail, a priori plus stable car conçue directement pour Mac OS, et de surcroît disponible sans supplément de prix.

Constatant le peu de soin et d'attention que Microsoft apporte à ces versions Mac OS, on est tenté d'opter pour la seconde solution… On a parfois l'impression que Microsoft “bâcle” ses versions Mac OS pour entretenir la confusion : un utilisateur lambda aura l'impression que Mac OS est défectueux puisque la suite Office fonctionne moins bien dans cette configuration que sous Windows. Et pour cause ! La responsabilité n'en revient pas à Apple mais bien à Microsoft.

Basculement vers Apple Mail
Les développements ci-dessous restituent les opérations que nous avons réalisées pour basculer vers Apple Mail. Elles sont le résultat d'essais (et d'erreurs) de différentes méthodes de travail.
Après le basculement, pour éviter de retrouver les inconvénients mentionnés ci-dessus, il reste à créer une nouvelle identité dans Entourage, dans laquelle vous indiquerez une adresse mail unique, et dont vous ne vous servirez plus. Basculez ensuite vers cette identité depuis Entourage. Cette identité “minimaliste” vous évitera les mises à jour déplorées. Si vous ne supprimez pas l'ancienne identité, vous pourrez éventuellement la réouvrir, à condition bien sûr que le traitement de mise  niveau ne vous en empêche pas…

Exportation des données Entourage
Parmi les nombreuses méthodes envisageables, il m'a semblé que l'exportation au format “mbox” figurait parmi les plus commodes.
Pour exporter, il suffit en effet de sélectionner dans Entourage la boîte de réception (dans la liste des “dossiers de mon ordinateur”) et de la faire glisser sur le bureau. Ce glisser-déposer déclenche la création d'un fichier unique, de type mbox. Pour une dizaine de milliers de courriels, cette action n'a pris que quelques minutes, ce qui reste supportable (attention à laisser le traitement se terminer en vérifiant la taille du fichier mbox dans une fenêtre du Finder, qui doit se stabiliser. Si vous interrompez le processus en activant Entourage, il peut alors manquer des messages dans le fichier d'export mbox).

Un fichier mbox après création par glisser-déposer depuis Entourage
Si votre boîte de réception comprend des sous-dossiers, il faut bien sûr répéter l'opération pour chacun de ces sous-dossiers.
NB : nous avons constaté qu'en exportant le dossier “racine” (par exemple la boîte de réception), les données exportées étaient incomplètes. Parade : créer un sous-dossier et y transférer les messages enregistrés au premier niveau, puis exporter le sous-dossier ainsi créé.
Vous procéderez de même avec la boîte d'envoi, bien sûr…

La remarque qui s'impose à ce niveau est bien entendu de faire le ménage dans ses courriels avant de les exporter, un peu comme l'on procède lors d'un déménagement : mieux vaut jeter les objets inutiles avant de faire les caisses destinées aux déménageurs. Du volume de gagné, et moins de soucis au moment d'emménager !

Quid des contacts ?
Plutôt que d'exporter et importer les contacts, opération toujours pénible en raison des correspondances de champs difficiles à établir, mieux vaut synchroniser Entourage avec les contacts Apple, comme on le fait d'ailleurs lorsqu'on souhaite assurer la synchronisation avec un iPhone par exemple. Cette option figure dans les préférences d'Entourage :

Entourage est capable de synchroniser ses contacts avec le Carnet d'adresses Apple

L'effet de cette synchronisation est de retrouver ses contacts Entourage du côté du Carnet d'adresses et, partant, d'Apple Mail (et de votre iPhone après synchronisation via iTunes).

Basculement dans Apple Mail
Nous ne sommes pas au bout de nos peines… Pour passer à Apple Mail, la première opération consiste à créer le (ou les) compte(s) de messagerie afin de pouvoir envoyer et recevoir des courriels.

Anciens comptes de type POP
Il se trouve que l'assistant de Mail se croit trop intelligent et peut rendre impossible la création de comptes un peu anciens (comme les comptes Wanadoo par exemple). Impossible ? Du moins en apparence.

Ce qui se produit (des forums en témoignent) est un paramétrage systématique en IMAP. Ce faisant, les messages ne sont pas supprimés de chez votre fournisseur de courriels, ils restent dans sa base de données, ce qui ne correspond pas à l'état d'esprit le plus répandu d'un logiciel de messagerie autonome (c'est la démarche, en revanche, d'une consultation de ses messages via un navigateur en se connectant par son intermédiaire à son fournisseur).

Une parade m'a donc été fournie par un forum – merci à eux !
Elle consiste à forcer Apple Mail à présenter le dialogue complet de paramétrage, permettant de passer à un compte de type POP (qui, lui, rapatrie les messages puis les supprime, selon des modalités paramétrables par ailleurs).

Depuis les Préférence d'Apple Mail, accédez à l'ongle “Comptes”. Cliquez sur le bouton + en bas à gauche de la liste des comptes.
NB : si vous n'avez pas encore utilisé Apple Mail, cette étape n'a pas lieu d'être car l'assistant apparaît alors automatiquement.


Saisissez l'intitulé du compte (“nom complet”), l'adresse mail exacte, puis un mot de passe erroné (laisser le champ Mot de passe vide ne suffit pas). Cliquez alors sur Continuer. Apple Mail cherche à se connecter au compte…

…et n'y parvient pas, le mot de passe étant faux. Notez qu'il tente de se connecter en mode IMAP.
Cliquez (avec obstination) sur Continuer.


Cette fois, vous avez accès au Type de compte et vous pouvez choisir l'option POP.
Mettez à jour le serveur de réception (de type “pop”) et, cette fois, saisissez le mot de passe exact.
En cliquant sur Continuer, le processus parvient à son terme, après saisie du serveur d'envoi (un serveur de type smtp.wanadoo.fr ou smtp.orange.fr par exemple).

Importation des courriels
La récupération des messages s'effectue à l'aide de la fonction d'importation d'Apple Mail, en choisissant le format “mbox”, adopté lors de l'exportation depuis Entourage.


L'importation est accessible par la commande de menu Fichier - Importer des boîtes aux lettres.
L'option “mbox” est proposée en dernière position.

Remarque : l'option 2, Microsoft Entourage, ne nous a pas donné satisfaction, car elle n'importait que quelques milliers de messages et non la totalité de ceux-ci !

Après traitement, vous retrouvez les messages dans la rubrique Sur mon mac / Importation / Boîte de réception (par exemple pour ce dernier terme). Pour environ 10000 messages, le temps de traitement a été de l'ordre de quelques minutes.
Vous pouvez alors marquer tous les messages importés comme “non lus”, et constater que les pièces jointes ont été également récupérées (attendez que le traitement d'identification des pièces jointes s'achève si l'importation était volumineuse, et effectuez un clic droit sur la liste pour visualiser la présence de ces pièces en ajoutant la colonne ad hoc).
Il est possible aussi de sélectionner tous ces messages et de les basculer dans la boîte de réception standard d'Apple Mail.

Les opérations d'import doivent être répétées pour toutes les données exportées. Encore de quoi passer beaucoup de temps devant son ordinateur.

Après une semaine d'utilisation
Apple Mail donne satisfaction dans l'ensemble, après les nécessaires adaptations à ses particularités.
Pour ceux qui ont activé TimeMachine (sauvegarde automatique Apple), le système des fichiers de mails indépendants économise du temps. En effet, lors de la sauvegarde, l'identité Entourage formant un tout devait être sauvegardée à chaque fois dans sa totalité, alors qu'avec la configuration Apple Mail, seuls les nouveaux messages le sont.

On regrette de ne pas pouvoir organiser la fenêtre à la façon d'Entourage, c'est-à-dire verticalement (liste à gauche, contenu du message sélectionné à droite). Apple Mail ne propose que l'affichage horizontal (à moins qu'une préférence cachée ne nous soit pas apparue).

Quelques points que nous n'avons pas résolus, et sur lesquels nous sommes preneurs de retours d'expérience (n'hésitez pas à prendre contact !) :
  • Lors de l'insertion d'une pièce jointe au format image (par exemple JPEG), l'image semble intégrée directement dans le message, alors que nous souhaiterions n'afficher que l'icône de pièce jointe. Suite à un test avec relève de courrier dans Entourage, ce point est résolu. L'image visible dans le message au départ d'Apple Mail se retrouve en simple pièce jointe, classiquement, à l'arrivée dans Entourage.
  • Nous n'avons pas trouvé comment personnaliser la formule annonçant la citation du message auquel on répond (le classique “le 5 octobre 2012 à 18:22:02 Roland Dupont a écrit :”). Il existe peut-être un moyen…

Remarque du 12 octobre
La cause de la mise à jour systématique de l'identité semble être déconnectée d'Entourage.
Pour tenter de la neutraliser, nous avions créé une identité “allégée”, comportant une seule adresse mail (peu usitée) et aucun contact. L'ancien dossier d'identité complète a été sorti du dossier utilisé par Microsoft Office (Documents/Données utilisateur Microsoft/Identités Office 2008), et sauvegardé ailleurs.
Néanmoins, lors de l'ouverture d'une application Office (par exemple Word), une mise à jour se déclenche, rapide et fugace compte tenu de l'allègement prévu, mais effective tout de même.
Il semble donc rester un problème de fond, plus large, dont nous sommes incapables d'identifier la cause exacte.

À suivre !

2 commentaires:

  1. Franchement, je ne sais pas quoi dire pour t'aider...
    Je ne méfie pas de mon Entourage ;-))
    s.

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  2. j'ai fait exactement tout ce que vous venez d'écrire et ça ne fonctionne pas. Je vois le fichier importé dans Mail mais il est vide (0 messages). Pourtant lorsque je clique sur "lire les informations" de mes fichiers mbox j'ai bien une certaine quantité de Mo ou de Go donc je ne comprends pas. De plus, Mail se ferme et une fenêtre "Mail a fermé de manière inattendue" s'affiche avec plein de données ..... auriez-vous eu une idée ????

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